Зміст:
Трудова книжка одна із основних документів, які засвідчують трудову діяльність громадянина. Нині дедалі популярнішим стає електронний формат зберігання даного документа. Щоб скановані сторінки трудової книжки відповідали вимогам Пенсійного фонду, необхідно вибрати правильний формат файлу для сканування.
Один із найпоширеніших форматів для сканування документів – це PDF (Portable Document Format). Він є універсальним та підходить для більшості цілей. Читання та перегляд PDF-файлів можливе на різних пристроях та операційних системах, а також вони мають високий рівень безпеки та захищеності від змін. Відправивши скановану трудову книжку у форматі PDF до Пенсійного фонду, ви будете впевнені, що документ буде прийнято і залишиться незмінним.
Ще одним популярним форматом для сканування трудової книжки є JPEG (Joint Photographic Experts Group). JPEG – це формат зберігання та передачі зображень, який забезпечує стиснення файлу без втрати якості. Однак, для надсилання сканованої трудової книжки у форматі JPEG до Пенсійного фонду може знадобитися додаткове стиснення файлу, щоб його розмір не перевищував допустимі обмеження.
Важливо, що незалежно від обраного формату сканування, якість сканування має бути достатньо високою, щоб усі дані та підписи, що містяться в трудовій книжці, були читані. При скануванні документа рекомендується використовувати роздільну здатність не менше 300 dpi (точок на дюйм) для забезпечення чіткості та деталізації зображення.Це дозволить уникнути небажаних проблем під час його подальшої обробки у Пенсійному фонді.
Формат | Вимоги | Примітка |
---|---|---|
Допускається | Рекомендується використовувати стандартний стиск для зменшення розміру файлу | |
JPEG | Допускається | Рекомендується стискати зображення з мінімальною втратою якості |
PNG | Допускається | Рекомендується використовувати стиск без втрат |
TIFF | Допускається | Рекомендується використовувати стиск без втрат |
DOC | Не допускається | Лише електронні копії документів у графічному форматі приймаються |
–
копії зберегти у форматі JPG або PDF, – Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Mb. На веб-порталі Пенсійного фонду України в особистому кабінеті страхувальника треба завантажити сканкопію працівників у розділі «Комунікації з ПФУ» у меню «Відомості про трудові відносини працівника».24 вер. 2021 р.
Як надіслати скан копію трудової книжки до Пенсійного фонду?
Щоб передати трудову книжку до Пенсійного фонду потрібно: Зареєструватися на порталі ПФУ. Увійти до особистого кабінету за допомогою КЕП. Ліворуч вибрати пункт меню «Електронна трудова книжка». Подати скан–копії документів про період трудовий діяльності, яка відсутня у базі ПФУ та накласти електронний підпис. Збережена копія
Які сторінки потрібно сканувати у трудовій книжці?
Відсканувати (роздрукувати) треба всі заповнені листи, починаючи з титульного. Кожен аркуш має містити надрукований текст лише з одного боку. Якщо текст надрукований з обох сторін аркуша, його можуть не ухвалити. Текст після друку повинен бути чітким і легко читати.
Як правильно завірити копію трудової книжки для Пенсійного фонду?
друк – копію трудової книжки необхідно завіряти або круглою печаткою організації, або печаткою кадрової служби. Відбиток друку доцільно ставити правіше відмітки про копійність на самій копії, а не на порожньому аркуші.
Чи можна вести трудову книжку у паперовому та електронному вигляді?
Перейти на електронну трудову можна, але повернутися назад на паперову не вийде, оскільки це передбачено ФЗ. Більше того, якщо співробітник почав працювати за ТД після 01.01.2022 року, потреби в оформленні паперової трудової книжки не виникає.